자산을 구입하면서 지출되는 비용은 건물이나 토지, 기계장치와 같이 그 형태를 유지하면서 기간이 일정기간 유지됨으로써 감가상각을 통해 비용으로 처리되는 자산의 구입, 사무용품이나 소모품과 같이 소액이면서 당기에 사용되는 자산의 구입비용이 있습니다. 전자의 경우 계약서 등을 첨부해도 증빙이 될 수 있지만, 후자의 경우는 법정 지출 증빙이 없으면 증빙 처리가 되지 않습니다.
거래 형태에 따른 증빙의 종류
위에서 설명한 것과 같이 자산의 종류에 따라 법정 지출 증빙의 필요 여부가 달라지는데 건물, 토지, 구축물 등의 유형자산의 경우 상대방으로부터 세금계산서 등을 받으면 금상첨화지만 세금계산서 등 법정 지출 증빙을 받지 못할 경우 계좌이체 송금하고 구입 시 상대방과 체결한 계약서 등을 첨부하면 증빙으로 인정됩니다. 단, 소모품과 사무용품 같이 소액의 자산인 경우에는 법정 증빙 지출을 받지 못했을 경우 사용하고 나면 지출 사실을 소명하기가 곤란해지므로 반드시 세금계산서나 신용카드 매입전표 등의 법정 지출 증빙을 받아야 합니다. 그리고 다음의 자산은 원칙적으로 재화나 용역의 공급으로 보지 않으므로 증빙 관리 규정이 적용되지 않습니다.
- 현금, 예금, 수표, 어음, 유가증권(국채 또는 공채) 등의 금융자산
- 매출채권에 해당하는 외상매출금, 받을 어음, 부도어음
- 자금의 선지급에 해당되는 선급금, 선급비용
거래형태 | 증빙 종류 |
현금, 예금의 입출금 | 수표부본, 예금통장, 영수증 부본, 청구서, 배당금영수증, 이자계산서, 대여금계약서, 차입계약서, 은행예금잔액증명서, 할인료계산서, 급여대장 소액자금보충청구서, 지출결의서 등 |
상품 매출 시 받을 어음과 외상매출금의 발생, 회수 | 납품서 부본, 청구서, 영수증 부본, 추심어음통장, 매매계약서, 어음할인의뢰서, 송장, 채권양도 계약서, 매출에누리청구서, 에누리승인신청서, 에누리승인허가서 |
유가증권의 취득, 처분 | 매매계약서, 영수증, 주식명의개서수수료청구서, 배당금청구서, 증권거래세납입영수증, 주식매입보고서, 정관, 주주총회의사록, 이사회의사록, 주식매각보고서, 법인등기부등본 |
상품 매입 시 원재료 구입비, 제조활동의 외상매입대금과 지급어음의 발생, 변제 | 주문서, 견적서, 납품서, 청구서, 영수증, 상품 등 검수보고서, 상품건사보고서, 원재료 출고요청서, 출고지시서, 송장, 운임청구서, 적송품수급잔액표, 물품수령서, 위탁판매계약서, 경비대체전표, 원가계산표, 재고자산평가보고서, 재고자산실사표, 제조지시서 등 |
고정자산의 취득, 처분 | 영수증, 합병계약서, 고정자산교환계약서, 대물변제계약서, 국고보조금통지서, 고정자산폐기승인서, 감가상각계산서, 부동산매매계약서, 부동산등기부등본, 공사견적서, 공사계약서, 공사완료보고서 |
은행 차입금의 차입, 변제 | 차입계약서, 금전소비대차계약서, 은행이자계산기, 차입금변제계획서, 차용증서, 부동산등기부등본 |
자본의 증가, 감소 | 정관, 주주총회의사록, 이사회의사록, 법인등기부등본, 주금납입증명, 주주출자확인서 |
유형자산 폐기 시 법정 지출 증빙
유형자산의 개체 또는 기술의 낙후로 인해서 생산 설비의 일부를 폐기한 경우에는 당해 자산의 장부가액에서 1천 원을 공제한 금액을 폐기일이 속하는 사업연도의 손금(비용처리)에 산입 할 수 있으며, 여기서 폐기한 경우란 창고 등에 보관 중인 것을 의미하는 것이 아니라 폐기물 처리업자 등을 통해서 일정한 절차에 의해서 처리해야 하므로 폐기 목록, 폐기 자산의 사진, 폐기 자산 품의서 등 객관적인 증빙이 필요한 것입니다. 개인사업자의 경우 사업용 유형자산을 폐기하는 경우에는 처분가액이 없으므로 유형자산 폐기손실이 발생되지 않으므로 이에 대한 필요경비를 계산하지 않는 것입니다. 또한 당해 사업용 유형자산을 처분(양도)하는 경우에도 그 처분손익을 총수입 금액 또는 필요경비에 계산하지 않는 것입니다. 단, 시설의 개체 또는 기술의 낙후로 인해서 생산설비의 일부를 폐기한 경우에는 당해 자산의 장부가액과 처분가액과의 차액을 당해연도의 필요경비에 산입 할 수 있습니다. 여기서 장부가액이란 취득가액과 자본적 지출의 합계액에서 감가상각 누계액을 차감한 미상각 잔액을 말하는 것입니다.
차량을 구입한 경우 법정 지출 증빙
차량운반구의 취득에 관련된 지출증빙은 다음과 같습니다. 새 차를 구입하는 경우에는 자동차 제조회사 또는 판매회사로부터 세금계산서 등 법정 지출 증빙을 받습니다. 법인 또는 개인사업자로부터 구입 시에는 세금계산서 또는 법정 지출 증빙을 받습니다. 마지막으로 사업자가 아닌 개인으로부터 구입 시에는 영수증 또는 입금표를 받거나 계좌이체내역서를 보관해야 합니다.
골프회원권, 콘도회원권 등을 구입하는 경우 법정 지출 증빙
골프장 운영사업자 또는 콘도 운영사업자로부터 최초 분양을 받을 경우에는 분양계약서, 입금표 등이 관련 증빙이 될 것이나 분양권 판매대행업자나 법인 또는 개인사업자로부터 매매에 의해서 취득 시에는 세금계산서를 받아야 합니다. 단, 거래 상대방이 사업자가 아닌 개인인 경우에는 매매계약서와 영수증 등을 받으면 됩니다.
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