경영지원팀 업무 - 회사 경비 지출 시 반드시 챙겨야 하는 증빙

회사에서 영리 목적의 거래를 하는 경우 접대비는 1만 원 초과(경조사비는 20만 원 초과)분부터, 접대비를 제외한 기타 일반 비용은 3만 원 초과분부터는 법정 지출 증빙을 받아서 보관해야 합니다. 그렇다면 법적 지출 증빙이 무엇인지부터 알아봐야겠죠? 거래 기준에 따라 법정 지출 증빙과 비법정 지출 증빙이 무엇 무엇이 있는지 알아보겠습니다.

법정 지출 증빙과 비법정 지출 증빙의 구분

1. 거래 기준에 따른 구분

법정 지출 증빙: 세금계산서, 계산서, 신용카드매출전표, 현금영수증, 일정 형식의 지로용지, 원천징수 영수증 등

비법정 지출 증빙: 거래명세서, 지출결의서, 견적서, 입금표 등

(단, 영리 목적의 거래에 대해서만 적용됩니다. 따라서 비영리 목적 거래나 실질적으로 비사업자인 개인과의 거래, 국가나 지방자치단체와의 거래에 있어서는 증빙 수취 규정이 적용되지 않습니다.)

2. 금액 기준에 따른 구분

접대비: 일반접대비는 건당 1만 원까지는 간이영수증도 법정 지출 증빙이 되나, 1만 원 초과분부터는 반드시 세금계산서, 신용카드매출전표, 현금영수증, 일정한 형식의 지로용지 중 하나가 법정 지출 증빙이 되며, 특히 법인의 신용카드매출전표는 법인카드여야만 합니다.

거래처 경조사비: 20만 원까지는 청첩장, 경조 관련 문자 등 경조사를 증명할 수 있는 서류가 법정 지출 증빙이 되나 20만 원을 초과하는 경우 세금계산서, 신용카드매출전표, 현금영수증, 일정한 형식의 지로용지 중 하나가 법정 지출 증빙이 됩니다.

접대비를 제외한 일반비용: 건당 3만 원까지는 간이영수증도 법정 지출 증빙이 되나, 3만 원을 초과한 것은 반드시 세금계산서, 신용카드매출전표, 현금영수증, 일정한 형식의 지로이지 중 하나가 법정 지출 증빙이 됩니다.

3.  법정 지출 증빙을 받지 못한 경우 처리방법

접대비의 경우 비용 인정 자체가 되지 않습니다. 따라서 접대비 지출 시 법정 지출 증빙을 꼭 받아야 합니다. 비용 인정이 되지 않는 대신 가산세의 부담은 없습니다.

일반비용의 경우 다른 증빙으로 소명되는 경우는 비용 인정이 됩니다. 다만, 비용 인정이 되는 대신 2%의 증빙불비 가산세를 법인세 또는 소득세 납부 시 같이 납부해야 합니다.

증빙 보관하는 방법과 주의사항

1. 어느 정도 기간으로 구분해서 철을 할지 정합니다.

2. 전표는 종류별로 구분을 하고, 세금계산서, 계산서, 신용카드매출전표, 현금영수증, 거래명세서, 입금해 등을 철할 증빙은 매출별, 매입으로 구분을 합니다.

3. 구분한 전표와 증빙을 기간별로 묶어 구분을 합니다.

4. 증빙은 그 종류별로 사전에 일련번호를 부여해서 권한 없는 자가 함부로 발행할 수 없도록 하거나 분실을 발견할 수 있도록 합니다.

5. 받은 증빙인 수취인, 일자, 내역, 금액 등의 기재내용을 검토해서 증빙으로써 유효한 것인가를 점검한 후 이상이 없으면 전표 이면에 붙이거나 별도의 증빙 철에 철을 해둡니다. 만약 별도의 증빙처럼 만들 경우에는 전표에 일련번호로 참조번호를 기입한 후 이를 관련 전표상에 표시하면 손쉽게 전표와 연결시킬 수 있게 됩니다.

6. 외부에서 발행된 지출 증빙의 입수가 곤란하거나 그 증빙을 첨부하지 못할 정당한 사유가 없는 경우에는 이를 대체할 증빙을 구비해야 합니다. 

7. 중요한 증빙을 발행하는 경우에는 증빙의 부본을 보관하거나 증빙의 발행에 관한 보조비를 작성하는 것이 바람직합니다.

8. 증빙이 없는 경비는 지출결의서를 작성하여 결재를 받은 후 보관해야 합니다.